O papel da digitalização no caminho para a sustentabilidade ambiental
A digitalização tem vindo a mudar significativamente a economia e a sociedade. Trata-se do processo de transformar um documento físico para o formato digital.
A transformação digital cria impactos significativos para as organizações em termos de estratégia e criação de valor. Em termos de benefícios, a digitalização facilita a gestão documental, previne a existência de fraudes, permite a otimização de processos, através da automatização dos mesmos, redução do erro humano, melhoria da produtividade e redução de custos.
Deste modo, as práticas de sustentabilidade proporcionam uma vantagem competitiva para as instituições, além de benefícios para o meio ambiente. Permitem reduzir, substancialmente, o consumo de papel e de toners de impressoras e consequentemente o consumo de água. A título de curiosidade, a produção de uma única folha de papel A4 consome cerca de 10 litros de água.
Mais do que nunca, é importante continuar a promover a sustentabilidade ambiental na nossa Instituição.
No ano 2022, o Departamento Administrativo e Financeiro assumiu o compromisso do processo de digitalização.
Começamos por escolher a ferramenta informática com a tecnologia indispensável para respondermos ao desafio. Esta ferramenta assenta na tecnologia do arquivo digital que é o input para a automatização de vários processos na gestão comercial e na contabilidade.
Outra novidade introduzida com a nova ferramenta nos processos do departamento é o automatismo do registo de compras, por importação do e-fatura (AT). Com esta funcionalidade temos um maior controlo e gestão atempada dos documentos fiscais – faturas e outros documentos comunicados à AT (e-fatura) dos nossos fornecedores.
O processo de digitalização conta com a equipa do departamento, que abraçou o desafio com dedicação e motivação. No entanto, também, depende da colaboração dos nossos utentes e seus responsáveis, fornecedores e outras entidades, através da mudança de atitude quanto à necessidade do documento em papel.
As faturas e respetivos recibos passaram a ser enviados em suporte digital. Contudo, ainda há quem ainda peça o documento em suporte papel.
Não obstante, estamos no bom caminho. Grande parte dos nossos fornecedores já enviam os documentos para a contabilidade em suporte digital. Os que ainda mantêm o papel estão a ser sensibilizados para a mudança.
O arquivo da contabilidade do ano de 2022 estará no final do ano organizado de acordo com as normas e totalmente digitalizado. Para que se tenha uma ideia do que representa esta mudança, basta ter por referência o arquivo da contabilidade do ano de 2021 que é composto por 38 pastas de arquivo, de lombada larga, cheias de folhas de papel A4.
É este o caminho que estamos a fazer em prol de uma maior responsabilidade com vista à sustentabilidade ambiental.
TERESA SANTOS
Diretora Administrativa Financeira
